Qu'est-ce que la quittance de rétrocession ?
La quittance de rétrocession d'honoraires est le document émis par le titulaire pour attester qu'il a bien reçu le paiement de la rétrocession de la part du remplaçant. Elle fait office de reçu officiel pour les deux parties.
Du point de vue comptable, elle est indispensable : pour le remplaçant, c'est la pièce justificative de la charge déductible ; pour le titulaire, c'est la preuve de la recette perçue. Elle sera demandée en cas de contrôle fiscal ou d'audit par l'URSSAF.
Qui rédige la quittance ?
C'est le titulaire qui rédige et émet la quittance, puisqu'il est le bénéficiaire du versement. Certains contrats prévoient que le remplaçant établisse lui-même un document (note de rétrocession), mais dans les deux cas l'essentiel est que le document soit signé par les deux parties et conservé.
Les mentions obligatoires
Une quittance de rétrocession conforme doit impérativement mentionner :
- Identité du titulaire — nom, prénom, numéro RPPS, adresse du cabinet
- Identité du remplaçant — nom, prénom, numéro RPPS
- Référence au contrat de remplacement — dates du remplacement couvert
- Montant brut des honoraires perçus par le remplaçant pendant la période
- Taux de rétrocession appliqué — en pourcentage
- Montant net versé au titulaire — résultat du calcul
- Mode de paiement — virement, chèque, espèces
- Date du paiement
- Date et lieu de rédaction de la quittance
- Signature des deux parties
Quand établir la quittance ?
La quittance doit être établie au moment du versement, pas après. En pratique, beaucoup d'infirmiers l'établissent en fin de mois pour regrouper tous les remplacements du mois — c'est acceptable si le contrat le prévoit ainsi. Mais pour un remplacement ponctuel, la quittance doit être émise dès le versement effectif.
Conserver la quittance : combien de temps ?
Les documents comptables professionnels doivent être conservés au minimum 10 ans pour les professionnels exerçant en BNC. Les quittances font partie de ces documents. Conservez-les dans un espace numérique sécurisé ou dans un classeur physique dédié.
Quittance et signature électronique
Comme le contrat, la quittance peut être signée électroniquement. MediContrat génère automatiquement la quittance à partir des données du contrat (taux de rétrocession, identités des parties) et du montant brut saisi. La quittance peut ensuite être envoyée en signature électronique aux deux parties, puis archivée automatiquement avec le contrat correspondant.